Pourquoi faire un tel dossier et quel est son utilité ?

Si cela peut vous paraître une perte de temps, dîtes-vous bien qu'au contraire cela vous en fera gagner.
En effet, de plus en plus de candidats ont recours à des conseillers ou à des "coachs" divers pour construire leur CV et même leur lettre de motivation. Ces CV et ses lettres mettront en avant les bons côtés des candidats, en cachant les périodes d'inactivité ou en occultant des éléments qui pourraient avoir pour vous une importance (importance négative ou positive d'ailleurs).
Cela a pour effet de rendre l'analyse de ces derniers plus longue et plus complexe.
Grâce à votre dossier de candidature, tous les candidats auront à répondre aux mêmes questions. Vous aurez ainsi la possibilité de comparer les postulants sans être influencé par un style ou une mise en page avantageuse.
Ce dossier vous prendra du temps dans sa réalisation (nous vous en fournissons un tout fait, vous n'aurez qu'à ajouter quelques questions) mais vous regagnerez ce temps sur l'analyse des candidatures.

Que doit-il contenir ?

Tous les dossiers contiennent une base commune sur l'état civil et sur la situation actuelle. Vous y trouverez :
Nom, prénom, nom de jeune fille (facultatif), adresse, téléphone, e-mail, date de naissance ou âge, situation de famille et permis de conduire.

Vous pouvez y ajouter d'autres informations comme, la profession du conjoint, le nombre d'enfants, leur âge, le numéro de sécurité sociale, ou encore la nationalité. ATTENTION toutefois sur ces dernières informations, elle peuvent être considérées comme personnelles et donc porter atteinte aux libertés individuelles, voir même pour la nationalité être considérées comme discriminantes.
Il faut savoir que seules les entreprises ne pouvant embaucher que légalement des salariés français (entreprises liées défense, administrations...) peuvent effectuer une sélection sur la nationalité. Pour toutes les autres, si la sélection est prouvée par la nationalité, la religion, l'orientation sexuelle, le lieu d'habitation, l'origine ethnique, le sexe, voir même l'âge..., l'entreprise peut tomber sous le coup de la loi contre la discrimination.

Ensuite le dossier contiendra des informations sur la formation. Vous y trouverez :
la formation initiale, les formations professionnelles en cours d'emploi, les formations personnelles (cours du soir, CNAM...) et les connaissances linguistiques ou techniques (informatiques par exemple)
C'est sur les connaissances que vous pouvez personnaliser les questions en fonction de vos besoins (langues ou logiciels spécifiques)

Enfin vous aurez une partie sur les expériences professionnelles. Vous y trouverez :
une description de la fonction occupée, les responsabilités assumées, une description de la société (nom, nombre de salariés...) le salaire perçu.
Vous pouvez également ajouter une rubrique sur les raisons qui font que l'emploi s'est terminé, ou que le candidat souhaite le quitter.
Chaque emploi occupé dans la carrière du candidat doit faire l'objet d'un paragraphe.

Quel dossier pour quel type de poste ?

Bien sûr, nous avons vu au début de la démarche que nous ne recrutons pas un employé comme un technicien ou comme un cadre. Le dossier répondra à la même logique. La partie "état civil" restera la même, mais la suite pourra changer faisant la part belle à la technique ou à la maîtrise, ou au management (un ouvrier sur machine développera moins ses responsabilités et ses capacités managériales qu'un cadre)

Dans les exemples que vous trouverez dans la partie matrice, vous déciderez des différentes parties que vous pourrez adapter.

A qui, où et quand le faire remplir ?

Tous les candidats doivent-ils le compléter ? Non, cela serait une perte de temps et la première analyse du CV et de la lettre nous permet tout de suite d'éliminer les candidatures qui sont arrivées là au nom du "je ne corresponds pas mais j'essaie quand même !"
Suivant le nombre de candidats, seuls les 3 étoiles ou les 2 étoiles rempliront le dossier.
Maintenant, reste la question du moment et du lieu : dans votre entreprise ou par envoi au domicile du candidat. Nous allons dresser un tableau comparatif des avantages et des inconvénients des deux systèmes.

Voilà, c'est vous qui prenez la décision. Pour notre part, un remplissage collectif sur les premiers candidats sélectionnés nous semble être la meilleure solution.

Que faire du dossier un fois celui-ci complété ?

Vous agrafferez chaque dossier au CV et à la lettre du candidat, et vous en ferez l' analyse à l'aide de la même grille que pour le CV. Cette analyse s'en trouvera simplifiée car vous aurez maintenant tous les éléments dont vous avez besoin par rapport au poste proposé.

Comment évaluer des connaissances spécifiques ?

Pour connaître le degré de connaissance d'un candidat sur une technique ou un savoir-faire, une question simple n'est pas toujours la meilleure méthode... Prenons un exemple :
Vous voulez savoir si un le candidat maîtrise les logiciels de traitement de paye et de comptabilité.

Si vous posez une question simple du type "maîtrisez-vous un logiciel paye et comptable", si oui lequel ?

Vous avez toutes les chances d'avoir une réponse positive et des logiciels divers... la hiérarchisation des candidats sera complexe.

Dans ce cas, il faudra plutôt poser une question avec des échelles de valeurs. Il y en a plusieurs que vous pouvez utiliser en fonction de la demande :